Polityka prywatności Tutore Sp. z o.o.

I. Postanowienia ogólne

1. Celem niniejszej Polityki prywatności jest szczegółowe określenie zasad przetwarzania danych pracowników, współpracowników, klientów, kontrahentów oraz użytkowników witryn internetowych Administratora, w związku z prowadzeniem działalności polegającej na:

sprzedaży i organizacji kursów dla dzieci i dorosłych,

2. Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w szczególności w ramach prowadzonych Witryn internetowych, kontaktu działu Call Center i Infolinii z Klientem, i organizacji kursów.

3. Opierając się w szczególności na regulacjach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej RODO, Administrator podejmuje wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa w celu ochrony przetwarzanych danych osobowych.

4. Pod pojęciem danych osobowych należy rozumieć wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, której dane dotyczą. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

II. Definicje

1. Administrator – Tutore Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi (90-440), ul. Piotrkowska 157a, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000867745, NIP: 7272846163 kapitał zakładowy:  5000zł, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego.

2. Klient – osoba fizyczna, która ukończyła 18. rok życia i posiada pełną zdolność do czynności prawnych, nieprowadząca działalności gospodarczej lub osoba fizyczna, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, ale tylko wtedy, gdy umowa zawierana z Administratorem jest bezpośrednio związana z jej działalnością gospodarczą oraz gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – dokonująca zamówienia i zawierająca umowę z Administratorem, w tym za pośrednictwem Witryn internetowych oraz mailowo i telefonicznie na własną rzecz lub na rzecz Uczestnika.

3. Uczestnik – osoba zapisywana przez Klienta na kurs organizowany przez Administratora.

4. Kandydat do pracy – osoba ubiegająca się o pracę, w tym także o staż, stanowisko czy funkcję u Administratora.

5. Pracownik – osoba zatrudniona u Administratora na podstawie umowy o pracę. 

6.  Współpracownik – osoba współpracująca z Administratorem na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tym w szczególności umowy zlecenia czy umowy o dzieło. 

7. Kontrahent – osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33¹ § 1 kodeksu cywilnego, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową, która zawiera a Administratorem umowę cywilnoprawną bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą oraz gdy z treści umowy wynika, że posiada ona dla tej osoby charakter zawodowy, wynikający w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

8. Witryna internetowa -  platforma internetowe, z której korzysta Administrator, w  ramach której możliwe jest nawiązanie kontaktu z Administratorem czy rezerwacja oferowanych przez niego Usług, tj.tutore.eu/ – kursy dla dorosłych, dzieci i młodzieży.

III. Dane osobowe

1. Polityka znajduje zastosowanie do wszelkich dokonywanych przez Administratorów czynności przetwarzania danych osobowych osób fizycznych, ze szczególnym uwzględnieniem danych osobowych:

a. Klientów i Uczestników,
b. Kandydatów do pracy u Administratora,
c. Pracowników Administratora,
d. Współpracowników Administratora,
e. Kontrahentów Administratora, ich pracowników, współpracowników oraz osób upoważnionych do kontaktów z Administratorem przez kontrahentów.

IV. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora

1. Administratorem danych osobowych jest Tutore spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łodzi (90-440), ul. Piotrkowska 157a, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców pod numerem KRS 0000867745, NIP: 7272846163, kapitał zakładowy: 5 000 zł, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego, nazywana dalej Administratorem.

2. Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem: ul. Piotrkowska 157a, 90-440 Łódź, telefonicznie: 500 965 135, oraz poprzez pocztę email na adres: info@tutore.eu

3. Administrator przetwarza dane osobowe:

1. Klientów i Uczestników w następujących celach:

a. wykonania Umowy przez Administratora, w tym zapisu Uczestników na kursy i organizacji kursów (m.in. w celu przekazywania danych do logowania na zajęcia, przekazywanie materiałów dodatkowych na zajęcia, sprawdzanie obecności na zajęciach) oraz zapewnienia kontaktu z Klientem i Uczestnikiem. Podstawę prawną przetwarzania stanowi niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przetwarzane dane dotyczą również Uczestnika, czyli osoby na rzecz której umowa została zawarta. Administrator organizuje i prowadzi kursy dla dzieci i młodzieży. Uczestnicy zapisywani są na kurs przez Klienta (rodzica, prawnego opiekuna). Kurs prowadzony jest przez z góry ustalony czas, określony w umowie Klienta z  
Administratorem i zazwyczaj obejmuje rok szkolny. Kursy prowadzone są stacjonarnie lub w trybie online za pośrednictwem aplikacji ClickMeeting, Zoom. W związku z powyższym dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy Administratorem a Klientem. Zawarcie umowy wiąże się z niezbędnością przetwarzania danych osobowych osoby fizycznej będącej stroną umowy – Klienta, a także dzieci lub młodzieży zapisanej na kurs przez Klienta. Dodatkowo, Administrator kontaktuje się z Klientem za pośrednictwem udostępnionego przez Klienta adresu e-mail bądź numeru telefonu, m. in. w celu przekazania danych dotyczących prowadzonych zajęć – linków do logowania, terminów zajęć, materiałów dodatkowych z zajęć.  
 

b. obsługi organizowanych kursów w tym zmiany grupy, przekazywania informacji o zmianie terminów zajęć, rozwiązywania bieżących problemów przez dział Infolinii. Podstawę prawną przetwarzania stanowi niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przetwarzane dane dotyczą również Uczestnika, czyli osoby na rzecz której umowa została zawarta.  
Bieżącą obsługę kursów zapewnia Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Tutore Poland sp. z o.o. przetwarza dane osobowe Klientów i Uczestników w celu realizacji ich próśb oraz udzielenia niezbędnych informacji nt. kursów. Administrator dokłada wszelkich starań, aby dział Infolinii podmiotu przetwarzającego miał dostęp do danych osobowych jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań.  
 

c. zapewnienia najwyższych standardów obsługi zajęć lekcyjnych realizowanych przez Pracowników/Współpracowników za pośrednictwem platformy ClickMeeting, Zoom, prawidłowości wykonywania powierzonych czynności oraz ewentualnego poprawienia jakości lekcji, zabezpieczenia interesów firmy w  
sytuacjach spornych z klientem (materiał dowodowy) poprzez monitoring i nagrywanie kursów online. Podstawę prawną przetwarzania stanowi uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).  
Kursy online organizowane przez Administratora odbywają się m. in. za pośrednictwem platformy ClickMeeting, Zoom,. Kursy prowadzone są przez wykwalifikowaną kadrę, posiadającą doświadczenie w dziedzinie prowadzonych zajęć. W celu utrzymania wysokiego i jednolitego poziomu zajęć Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, rejestruje przebieg poszczególnych zajęć i przechowuje nagrania przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące. Po upływie tego okresu nagrania są automatycznie usuwane z baz danych Tutore Poland sp. z o.o.. Nagrania mogą być przechowywane przez okres dłuższy wyłącznie w celu rozwiązywania sporów z Klientem, tj. rozpatrywania reklamacji, dochodzenia  
roszczeń i praw (cel określony w lit. o poniżej). Nagrania obejmują wizerunek prowadzącego zajęcia oraz Uczestników wraz z ich głosami, z zastrzeżeniem, iż odbywa się to na podstawie wyrażonej zgody. Zgoda na nagranie jest dobrowolna, jednak konieczna do uczestnictwa w zajęciach. Taką zgodę można w każdej chwili wycofać, jednak wycofanie zgody spowoduje konieczność rozwiązania umowy z Administratorem.   
 

d. nawiązania kontaktu z Administratorem, w tym rezerwacji zajęć próbnych dla Uczestnika przez Klienta. Podstawą prawną przetwarzania danych w wyżej opisanym celu jest dobrowolna zgoda osoby fizycznej na przetwarzanie danych osobowych – (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, umożliwia kontakt z Administratorem i rezerwację zajęć dla Uczestnika za pośrednictwem udostępnionego w Witrynie internetowej tutore.eu/ formularza rezerwacyjnego. W ramach formularza dochodzi do przetwarzania danych osobowych.   
 

e. zapewnienia najwyższych standardów jakości obsługi Klienta, w celu szkoleniowym – umożliwiającym poprawienie jakości obsługi, zabezpieczenia interesów Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, w sytuacjach spornych z Klientem (materiał dowodowy), zapewnienia bezpieczeństwa Pracownikom/Współpracownikom Tutore Poland sp. z o.o.w przypadku zdarzeń  
niepożądanych i niebezpiecznych ze strony Klientów czy Uczestników (np. groźby karalne) poprzez nagrywanie rozmów z konsultantami działu Call Center i Infolinii Tutore Poland sp. z o.o.. Podstawą prawną przetwarzania danych w wyżej opisanym celu jest zgoda udzielona przez Klienta podczas rozmowy telefonicznej z konsultantem Tutore Poland sp. z o.o.– (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).  
Zgoda jest dobrowolna i może być w każdym momencie wycofana.  
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w przypadku wystąpienia przez Klienta do Administratora z reklamacją w zakresie dokonanych telefonicznie ustaleń. Administrator zastrzega sobie możliwość weryfikacji treści rozmowy telefonicznej przeprowadzonej z Klientem. Administrator dokłada wszelkich starań w celu zachowania bezpieczeństwa nagrań rozmów telefonicznych, m.in. poprzez maksymalne ograniczenie kręgu osób, które mają dostęp do nagrań.  
 

f. nawiązania kontaktu z Klientami i marketingu własnych produktów i usług, w tym produktów i usług oferowanych przez dział Edukacji Administratora (kursy dla dzieci i młodzieży). Podstawę prawną przetwarzania stanowi uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, podejmuje w imieniu Administratora działania marketingowo – informacyjne dotyczące jego usług, stanowiące formę marketingu bezpośredniego. Cele marketingowe realizowane są z wykorzystaniem numeru telefonu Klienta pozyskanego przez Administratora z  
baz danych Marketing relacji i Present-service, a następnie również w oparciu o dane pozyskiwane samodzielnie przez Administratora od Klienta lub osoby trzeciej w rozumieniu art. 14 RODO.   
 

g. rozpatrywania reklamacji, dochodzenia roszczeń i praw. Podstawą prawną przetwarzania danych w wyżej opisanym celu jest prawnie uzasadniony interes Administratora – (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).  
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne w przypadku wystąpienia przez Klienta bądź Klienta biznesowego do Administratora z reklamacją w zakresie oferowanych usług lub produktów. Powyższe uzupełnione jest dodatkowo przez dochodzenie wzajemnych roszczeń i dochodzenie praw w toku ewentualnych postępowań sądowych i pozasądowych.  
 

h. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze wynikającego z przepisów prawa podatkowego i rachunkowości. Podstawę prawną stanowi ciążący na Administratorze obowiązek prawny, regulowany w art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z brzmieniem przepisów ustawy o rachunkowości, ordynacji  
podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku od towarów i usług i innych przepisów podatkowych .  
Administrator zobowiązany jest do prowadzenia rachunkowości w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Nadto ciążą na nim określone obowiązki podatkowe. Powyższe wiąże się z koniecznością przetwarzania  
danych klientów, w szczególności przedsiębiorców, dla których Administrator wystawia faktury VAT, księgowość i rachunkowość prowadzi Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.  
 

2. Kandydatów do pracy w następujących celach:

a. przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie uprawnienia wynikającego z art. 22¹ § 1 kodeksu pracy. Podstawą przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych jest obowiązek prawny Administratora (art. 6 ust. 1 pkt c RODO) – przez okres rekrutacji, 

b. przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie zgody kandydata na przetwarzanie danych osobowych, tj. danych osobowych innych niż wynikające z art. 22¹ § 1 kodeksu pracy. Podstawą przetwarzania jest ww. zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – przez okres rekrutacji, 

c. realizacji uzasadnionego interesu Administratora w zakresie danych pozyskanych od kandydata w związku ze sprawdzeniem jego umiejętności i zdolności potrzebnych do pracy na określonym stanowisku. Podstawą przetwarzania tych danych jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przez okres rekrutacji, 

d. przeprowadzenia przyszłych rekrutacji, na podstawie zgody kandydata na przetwarzane danych osobowych. Podstawą przetwarzania jest ta zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – do czasu kolejnej rekrutacji, w której kandydat będzie brany pod uwagę przez Administratora;

3. Pracowników w następujących celach:

a. organizacji i zarządzania pracy pracowników – w zakresie niezbędnym wynikającym z kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO) – przez okres zatrudnienia,  
b. wyliczenia i wypłaty wynagrodzenia – w celu realizacji obowiązku wynikającego z kodeksu pracy (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO) – przez okres zatrudnienia,  
c. potrąceń z wynagrodzenia – w celu realizacji obowiązków w zakresie egzekucji z wynagrodzenia wynikających z kodeksu pracy, kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez 3 lata od ostatniego potrącenia,  
d. realizacji obowiązków pracodawcy wobec pracowników wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO) – przez okres zatrudnienia,  
e. realizacji obowiązków bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO) – przez okres 10 lat po ustaniu zatrudnienia,  
f. prowadzenia akt pracowniczych – w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z kodeksu pracy, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobów prowadzenia akt osobowych pracownika (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO) – przez okres 50 lub 10 lat po ustaniu zatrudnienia,  
g. realizacji obowiązków wobec ZUS – w celu realizacji obowiązków płatnika składek emerytalno-rentowych wynikających z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit b RODO) – przez okres 50 lub 10 lat w zakresie przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiary emerytury lub renty,  
h. realizacji obowiązków podatkowych – w celu realizacji obowiązków płatnika podatku dochodowego wynikających z ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i innych przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego,  
i. realizacji obowiązków księgowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku rozliczeniowego, w którym nastąpiło zdarzenie,  
- kadry i płace prowadzi Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych,  
j. bezpieczeństwa fizycznego budynków, pomieszczeń oraz mienia Administratora  
– na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, będzie monitorował budynki,  
pomieszczenia oraz mienie Administratora – przez okres zatrudnienia,  
k. zapewnienia najwyższych standardów obsługi zajęć lekcyjnych realizowanych przez Pracowników za pośrednictwem platformy ClickMeeting, Zoom, prawidłowości wykonywania powierzonych czynności oraz ewentualnego poprawienia jakości lekcji, zabezpieczenia interesów firmy w sytuacjach spornych z Klientem, Uczestnikiem(materiał dowodowy) Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, będzie monitorował i nagrywał kursy online – na podstawie dobrowolnej zgody nagrywanego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – Wizerunek i głos Pracownika będzie przetwarzany przez okres 3 miesięcy. W przypadku, w którym nagrania zarejestrowanych zajęć stanowią dowód w postępowaniu  
prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu,  
l. zapewnienia możliwości udostępnienia nagrań nowym Pracownikom nagrywanie szkoleń online prowadzonych za pomocą platformy Zoom – na podstawie dobrowolnej zgody nagrywanego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) -  
Wizerunek i głos Pracownika będą przetwarzane do czasu wycofania zgody. W razie wycofania zgody nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu,  
m. zapewnienia najwyższych standardów jakości obsługi klienta, w celu szkoleniowym – umożliwiającym poprawienie jakości obsługi, zabezpieczenia interesów firmy w sytuacjach spornych z klientem (materiał dowodowy), zapewnienia bezpieczeństwa Pracownikom w przypadku zdarzeń niepożądanych i niebezpiecznych ze strony Klientów, Uczestników, (np. groźby karalne) Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę  
powierzenia przetwarzania danych osobowych, będzie monitorował rozmowy telefoniczne z ww. osobami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - przez okres do 3 miesięcy. W przypadku, w którym nagrania zarejestrowanych rozmów telefonicznych stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu,  
n. dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na występowaniu w sprawach sądowych – przez okres 3 lat od ustania zatrudnienia, w przypadku toczącego się postępowania przez okres trwania postępowania do czasu jego prawomocnego zakończenia oraz czasu przedawnienia roszczeń; 

4. Współpracowników w następujących celach:

a. zawarcia oraz realizacji umowy cywilnoprawnej – w celu realizacji obowiązku wynikającego z kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. b, c, f RODO) – przez okres współpracy,  
b. wyliczenia i wypłaty wynagrodzenia – w celu realizacji obowiązku wynikającego z kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b RODO) – przez okres współpracy,  
c. potrąceń z wynagrodzenia – w celu realizacji obowiązków w zakresie egzekucji z wynagrodzenia wynikających z kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres wyznaczony przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa,  
d. realizacji obowiązków podatkowych – w celu realizacji obowiązków płatnika podatku dochodowego wynikających z ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i innych przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego,  
e. realizacji obowiązków wobec ZUS – w celu realizacji obowiązków płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wynikających z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit b RODO) – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego,  
f. realizacji obowiązków księgowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku rozliczeniowego, w którym nastąpiło zdarzenie,  
g. bezpieczeństwa fizycznego budynków, pomieszczeń oraz mienia Administratora – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, będzie monitorował budynki, pomieszczenia oraz mienie Administratora – przez okres współpracy,  
h. zapewnienia najwyższych standardów obsługi zajęć lekcyjnych realizowanych przez Współpracowników za pośrednictwem platformy ClickMeeting, Zoom, prawidłowości wykonywania powierzonych czynności oraz ewentualnego poprawienia jakości lekcji, zabezpieczenia interesów firmy w sytuacjach spornych z Klientem, Uczestnikiem, (materiał dowodowy) Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, będzie monitorował i nagrywał kursy online – na podstawie dobrowolnej zgody nagrywanego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – Wizerunek i głos Współpracownika będzie przetwarzany przez okres 3 miesięcy. W przypadku, w którym nagrania zarejestrowanych zajęć stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu,  
i. zapewnienia możliwości udostępnienia nagrań nowym Współpracownikom nagrywanie szkoleń online prowadzonych za pomocą platformy Zoom – na podstawie dobrowolnej zgody nagrywanego (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - Wizerunek i głos Współpracownika będą przetwarzane do czasu wycofania zgody. W razie wycofania zgody nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu,  
j. zapewnienia najwyższych standardów jakości obsługi klienta, w celu szkoleniowym – umożliwiającym poprawienie jakości obsługi, zabezpieczenia interesów firmy w sytuacjach spornych z klientem (materiał dowodowy), zapewnienia bezpieczeństwa Współpracownikom w przypadku zdarzeń niepożądanych i niebezpiecznych ze strony Klientów, Uczestników, (np. groźby karalne) Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, będzie monitorował rozmowy telefoniczne – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f  
RODO) - przez okres do 3 miesięcy. W przypadku, w którym nagrani zarejestrowanych rozmów telefonicznych stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub Administrator powziął  
wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu,  
l. dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na występowaniu w sprawach sądowych – w przypadku toczącego się postępowania przez okres trwania postępowania do czasu jego prawomocnego zakończenia oraz przez okres wyznaczony przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa; 

5. Kontrahentów w następujących celach:

a. nawiązania współpracy – w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, polegających na uczestniczeniu w negocjacjach (art. 6 ust. 1 lit. b, c, f RODO) – przez okres przed zawarciem umowy cywilnoprawnej,

b. zapewnienia kontaktu z kontrahentem (adres e-mail, numer telefonu) – w celu prawidłowego wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b, f RODO) – przez okres współpracy, 

c. realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy cywilnoprawnej – w celu prawidłowej realizacji obowiązku wynikającego w szczególności z kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. b, c, f RODO) – przez okres współpracy, 

d. prowadzenia rejestru korespondencji – do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c, f RODO) – przez okres współpracy, 

e. ewidencji przebiegu współpracy (w tym realizacja płatności) – w celu prawidłowej realizacji umowy cywilnoprawnej łączącej strony (art. 6 ust. 1 lit. b, c RODO) – przez okres współpracy, 

f. dochodzenia roszczeń i praw – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na występowaniu w sprawach sądowych – w przypadku toczącego się postępowania przez okres trwania postępowania do czasu jego prawomocnego zakończenia oraz przez okres wyznaczony przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, realizacji obowiązków podatkowych (dane kontrahenta) – w celu realizacji obowiązków podatnika podatku dochodowego czy VAT wynikających z ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku od towarów i usług i innych przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, księgowość  i rachunkowość prowadzi Tutore Poland sp. z o.o., z którą Administrator zawarł umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych,

4. Administrator pozyskuje informacje o osobach wskazanych w:

a. pkt. 2, 3 i 4 powyżej w związku z obowiązkiem ustawowym, co jest niezbędne do skutecznej realizacji procesu zatrudniania i współpracy. W zakresie danych osobowych nie dotkniętych ustawowym warunkiem niezbędności – ich podanie jest dobrowolne,   
b. pkt. 1, 2, i 5 poprzez dobrowolnie podanie przez nich danych osobowych, w szczególności na witrynie tutore.eu, a także osobom trzecim. 

5. Administrator może przechowywać dane osobowe jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów, do których są wykorzystywane. Uwzględniając powyższe Administrator będzie przechowywał dane osobowe Klientów, Uczestników, przez  
następujący okres: 

a.  w odniesieniu do danych przetwarzanych w celach określonych w ust. 3 pkt 1 lit. a, b, f, , oraz ust. 3 pkt 2 lit. e, f – przez czas realizacji umowy, a po jego upływie przez czas wynikający z obowiązujący przepisów prawa, w szczególności w  
zakresie dochodzenia roszczeń,  
b) w odniesieniu do danych przetwarzanych w celach wskazanych w ust. 3 pkt 1 lit. c, f , g – do czasu wniesienia sprzeciwu,  
c) w odniesieniu do danych przetwarzanych w celach wskazanych w ust. 3 pkt 1 lit. d, e,– do czasu wycofania zgody,  
d) w odniesieniu do danych przetwarzanych w celu określonych w ust. 3 pkt 1 lit. g, h– przez czas wymagany obowiązującymi przepisami prawa.

VI. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratorów

1. Administrator przetwarza dane osobowe z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, spełniających wymagania polskiego prawa, w szczególności zgodnie z RODO. Przestrzegając zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych, Administrator zapewnia, by dane były:

a. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą, 
b. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
c. adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, 
d. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane, 
e. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane, 
f. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

2. Administrator przetwarza dane osobowe Dzieci, dokładając najwyższych starań, aby dane te były odpowiednio zabezpieczone.

3. Administrator zbiera dane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarzają ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. W przypadku, w którym Administrator zostanie pozbawiony celu przetwarzania, niezwłocznie trwale usuwa dane, chyba że prawo do ich dalszego przetwarzania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Administrator dokonuje cyklicznej oceny zasadności przetwarzania określonych danych osobowych, z uwzględnieniem aktualności celów ich przetwarzania. 

4. Administrator przetwarza dane w sposób adekwatny, stosowny oraz ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Administrator dąży do ciągłej minimalizacji przetwarzanych danych osobowych. W tym celu dokonują cyklicznej oceny zakresu oraz rodzajów przetwarzanych danych osobowych dla określenia niezbędności ich przetwarzania lub możliwości ich trwałego usunięcia.

5. Administrator dba o to, aby przetwarzane przez nich dane były prawidłowe, a w miarę potrzeby i posiadanych możliwości dokonują ich uaktualnienia. 

6. Dane osób wskazanych w dziale III pkt. 2 powyżej mogą być przekazane organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz innym podmiotom, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorami przetwarzają dane osobowe jako procesor i świadczą na jego rzecz określone usługi (np. doradcze, księgowe, informatyczne), zapewniając adekwatne środki bezpieczeństwa dla powierzonych danych osobowych.

7. Administrator nie będzie przetwarzał danych osób wskazanych w dziale III powyżej w sposób zautomatyzowany, a dane nie będą podlegać profilowaniu.

8. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

a. dostępu do danych — uzyskania od właściwego Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
b. otrzymania kopii danych — uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie właściwy Administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
c. sprostowania — żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
d. usunięcia danych — żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli właściwy Administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
e. ograniczenia przetwarzania — żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:

i. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych — na okres pozwalający właściwemu Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych, 
ii. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
iii. właściwy Administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; 
iv. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania — do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie właściwego Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

f. przenoszenia danych — otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła właściwemu Administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu Administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
g. sprzeciwu — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach właściwego Administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów Administratora, Administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO); 

9. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy. Skargi można składać w formie:

a. pisemnej na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, 
b. elektronicznie: za pośrednictwem platformy ePUAP.

10. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale dla: 

a. Klientów, Uczestników, – stanowi warunek realizacji umowy cywilnoprawnej na rzecz podmiotu, którego dane dotyczą, a odmowa podania danych uniemożliwi realizację umowy przez Administratora,
b. Kandydatów do pracy – stanowi warunek możliwości przeprowadzenia rekrutacji z uwzględnieniem podmiotu, którego dane dotyczą, a odmowa podania danych uniemożliwi przeprowadzenia rekrutacji przez Administratora,
c. Pracowników – stanowi warunek realizacji umowy o pracę na rzecz podmiotu, którego dane dotyczą, a odmowa podania danych uniemożliwi realizację umowy przez Administratora,
d. Współpracowników Administratora – stanowi warunek realizacji umowy cywilnoprawnej na rzecz podmiotu, którego dane dotyczą, a odmowa podania danych uniemożliwi realizację umowy przez Administratora,
e. Kontrahentów – stanowi warunek realizacji umowy cywilnoprawnej na rzecz podmiotu, którego dane dotyczą, a odmowa podania danych uniemożliwi realizację umowy przez Administratora. 

11. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (tj. państwa innego niż państwo członkowskie Unii Europejskiej, Islandia, Liechtenstein lub Norwegia) ani organizacji międzynarodowej.

VIII. Postanowienia końcowe

1. Polityka prywatności wchodzi w życie z dniem 01.09.2023 r 

2. W zakresie nieuregulowanym zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, ze szczególnym uwzględnieniem RODO oraz krajowych regulacji prawnych w zakresie ochrony danych osobowych. 

3. Administratorzy zachowują prawo dokonywania niezbędnych zmian w polityce prywatności, które ogłaszane są za pośrednictwem Witryn internetowych Administratora.